Što znači brisanje eArhiva?

Obavještavamo korisnike o nadolazećim promjenama u servisu Moj-eRačun, koje će utjecati na njihovo korištenje usluge. Posljednjih par mjeseci servis Moj-eRačun obavještava svoje klijente putem maila da preuzmu svoju eArhivu na vrijeme. Ukoliko niste sigurni što to znači za vas, vaše klijente i poslovanje, u nastavku pojašnjavamo kako funkcioniraju eRačuni te što znači preuzimanje eArhiva.

Što je eRačun?

eRačun je digitalni dokument koji se sastoji od .XML zapisa i PDF vizualizacije računa potpisanih digitalnim certifikatom i vremenskim žigom, te je pravno identičan papirnatom računu. Pravno slijedi regulative i standarde Europske unije te je u hrvatskom zakonodavstvu u potpunosti izjednačen s računom u papirnatom obliku. 

Prednosti eRačuna

Glavne prednosti eRačuna su poboljšanje učinkovitosti, smanjenje administrativnih troškova te promocija održivih praksi. Uklanja se potreba za ručnim unosom podataka s računa, čime se značajno smanjuje broj pogrešaka prilikom obrade ulaznih računa. Omogućava znatne uštede na troškovima vezanim uz tiskanje, poštarinu, internu distribuciju i arhiviranje, kao i na troškovima radne snage. Cijena po jednom računu je manja od cijene klasičnog poštanskog servisa.

Što je elektronički arhiv (e-arhiv)?

eArhiv je rješenje za digitalno arhiviranje svih vrsta poslovnih dokumenata, uključujući eRačune, eOpomene, eOtpremnice, eNarudžbenice, ugovore i druge dokumente koje ste zakonski dužni čuvati. Ova usluga pruža sigurne i kontrolirane uvjete za pohranu dokumenata u elektroničkom obliku, omogućujući vam brz i jednostavan pristup, učinkovito pretraživanje i organizaciju svih vaših eDokumenata. 

Ukoliko tvrtka šalje ili prima eRačune, zakonski je obavezna čuvati te dokumente u izvornom elektroničkom obliku. Ispis PDF-a i pohranjivanje u fizičke registratore ne zadovoljava zakonske zahtjeve, što može rezultirati ozbiljnim kršenjima propisa i visokim kaznama. eRačun u .XML formatu smatra se originalom, dok je PDF samo njegov slikovni prikaz. Usklađeni su s EU normom za eRačun i sukladno Zakonu o računovodstvu (članak 10.) moraju se čuvati u izvornom obliku. Upravo je digitalni potpis onaj koji jamči vjerodostojnost podrijetla i cjelovitost sadržaja, a to je uvjet da bi dokument mogli smatrati originalom. 

Čija je odgovornost preuzimanje eArhiva?

Krajnji klijent (poduzetnik) odgovoran je za samostalno preuzimanje postojeće eArhive. Poduzetnik je odgovoran za adekvatno arhiviranje knjigovodstvenih isprava na 11 godina te to nije odgovornost knjigovodstvenog servisa. 

Propisane novčane kazne kreću se u iznosu od 1.320,00 eura do 13.270,00 eura, a kaznama podliježu pravne osobe i odgovorne osobe unutar tih pravnih subjekata.

Odgovornost je na krajnjem korisniku da provjeri na koji način je arhivirao svoje e-Račune i ima li usklađenu arhivu.

Zašto je važna vjerodostojnost računa? 

Posjedovanje vjerodostojne knjigovodstvene isprave temelj je za pravo na odbitak pretporeza. Ako je eRačun ispisan i čuva se samo u papirnatom obliku, bez digitalnog zapisa, vjerodostojnost takve isprave ne može se potvrditi. Bez osiguravanja vjerodostojnosti podrijetla i čitljivosti sadržaja, to bi se smatralo nepravilno vođenom dokumentacijom. 

Do kada je potrebno preuzeti eArhiv?

Sukladno najavi tvrtke Elektronički računi d.o.o., a pružatelja usluge Moj-eRačun, brisanje eArhive, odnosno eRačuna, najavljeno je za ponedjeljak 31.03.2025.! Ukoliko još niste preuzmite svoju eArhivu kako ne biste ostali bez originalnih računa čija će dostupnost nakon navedenog datuma biti ograničena.

Ukoliko su vaši eRačuni već pohranjeni u .XML formatu, nemate razloga za brigu. Na ovaj način dužni ste ih čuvati 11 godina. Ukoliko ispostavljate račune svojim klijentima, njihova je odgovornost da svoje eRačune preuzmu u eArhivu, ukoliko ih nemaju u .XML formatu, i na taj ih način pohrane do isteka zakonskog roka u kojem su ih dužni čuvati.

Svoj eArhiv možete preuzeti slanjem zahtjeva na službenoj web stranici Moj-eRačun.

Što znači brisanje eArhiva za klijente tvrtke HLB Adria?

Korisnici računovodstveno-savjetodavnih usluga tvrtke HLB Adria, a koji koriste program Minimax, svoje račune imaju pohranjene u .XML formatu te nije potrebno dodatno ugovaranje usluge arhiviranja servisa Moj-eRačun. Svi vaši eRačuni koje šaljete iz Minimaxa i svi koje zaprimite u Minimax ostaju pohranjeni u programu i čuvaju se dok god ga koristite. Ako u nekom trenutku odlučite prestati koristiti Minimax, imat ćete mogućnost preuzeti sve eRačune na svoje računalo i dalje ih čuvati kod sebe.

Za sve naše korisnike koji koriste servis Moj-eRačun i naše računovodstveno-savjetodavne usluge, dostupni smo za dodatna pitanja na email: info@hlb-adria.com.